00technology / galapagos
医療機関向けの予約システム「Galapagos（ガラパゴス）」
tl;dr 30秒で
- 患者さんはLINEのトーク画面の中で、予約、変更、キャンセル、問診まで済ませられる
- 問い合わせにはAIが一次対応し、AIが答えられなかったものだけがスタッフに届く
- 予約と問診はレセコンと電子カルテに自動で連携。予約枠や問診の設定もAIエージェントに頼んで変えられる
Galapagosは、クリニックを運営するKAIZENグループの本部が、少人数のチームとAIエージェントで自社開発した予約システムです。
01background
予約システムに、運用を合わせてきた
KAIZENグループでは、これまで複数のクリニックで既存の予約システムを使ってきました。日々の予約は問題なく回っていましたが、患者さんにとっても現場にとっても、製品の仕様に合わせるしかない場面が少しずつ積み重なっていました。
- Web予約のたびにログインを求められたり、LINEに登録しても予約は外部のWebページに移ったりと、予約を終えるまでに離脱しやすい場面が残っていた
- 予約の受付や日程の調整、問い合わせへの返答、設定の変更など、多くの作業が人の手を前提にしていた
- 診療時間やメニューを一つ変えるだけでも、予約システムやホームページなど、複数の場所で同じ変更をしなければならなかった
- 操作は人が画面で行うことを前提に作られており、AIに任せられる部分がほとんどなかった
これは製品の良し悪しというより、人が画面で操作することを前提に作られてきた業務システムに共通する限界だと考えています。そこで私たちは、AIを前提に、自分たちの運用に合わせた予約システムを自分たちで作ることにしました。
02features
Galapagosでできること
- 01
患者さんはLINEのトーク画面の中で予約を完結
予約、日時の変更、キャンセル、キャンセル待ち、家族の追加、問診まで、LINEを出ることなく済ませられます。ボタンを選んで進めることも、「明日の午前に」「金曜日の予約をキャンセルしたい」と文章で書くこともできます。文章で頼まれた場合もAIが空きを確かめて候補を出し、予約が確定するのは患者さん本人がボタンを押したときだけです。
- 02
AIが一次対応し、答えられなかった問い合わせだけがスタッフに届く
LINEに届いた質問には、クリニックが用意した案内の範囲でAIが答えます。管理画面に上がってくるのは、AIが答えられなかったものや、スタッフの判断が必要なものだけです。答えられなかった質問は、その場で答えを書き足せば、次からはAIが答えるようになります。
- 03
管理画面の細かな設定もAIエージェントが実行
診療時間や予約枠の数、診療メニュー、問診の質問、患者さんへのお知らせの内容など、設定の大半は、管理画面を開かずにAIエージェントに頼んで変えられます。100問を超える問診票も、表にまとめておけば一度に登録できます。
- 04
予約と問診がレセコンと電子カルテに自動連携
初めての患者さんは、予約が確定した時点でレセコンに登録され、来院前に患者IDが決まります。受付の操作もレセコンに反映され、問診の回答は電子カルテに自動反映されます。受付や診察室で、同じ内容を書き写す必要がなくなります。
- 05
予約の前後の連絡を自動で配信
前日のお知らせ、キャンセル待ちの繰り上げ、しばらく来院のない方への再来の案内などを自動で送ります。送る直前に予約がまだ有効かを確かめるので、キャンセルした人に前日のお知らせが届くことはありません。家族で通院する場合は、登録されている保護者全員に届きます。
- 06
診療科を問わず使え、診療科ごとの機能も作り足せる
診療メニュー、診察にかかる時間、問診、患者さんへのお知らせは、クリニックごとに自由に決められます。診療科ごとに異なる運用には機能を作り足して合わせます。最初に運用を始める小児科では、月齢・年齢に合わせたメニューの出し分け、急な症状に備えた直前予約枠、兄弟・親子のまとめて予約、ワクチンの在庫と予約の連動、予防接種歴の登録、熱型表と成長曲線などを備えています。
- 07
集患施策の効果を来院まで追跡
広告やホームページなど入口ごとに、来た人が予約のどの段階まで進み、実際に来院したかまでを一続きで記録します。LINEの予約では、途中でやめた人がどこで離脱したか、満席で予約できなかった人がどれだけいたかも分かるので、「集患を増やすべきか、予約枠を増やすべきか」を数字で判断できます。
※画面はデモ用の架空のデータです（プレスリリースの画像）。
03how it flows
問い合わせと予約の流れ
患者さんがLINEに書いたことは、まずAIが受け取ります。予約はAIが空きを確かめて候補を出し、患者さん本人がボタンを押して確定します。AIが答えられなかったものだけが、管理画面のスタッフに届きます。
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よくある質問
- 01
どの診療科のクリニックで使えますか？
診療科を問わず使えるように作っています。診療メニュー、診察にかかる時間、問診、患者さんへのお知らせはクリニックごとに決められ、診療科ごとに異なる運用には機能を作り足して合わせます。
- 02
患者さんは専用のアプリを入れる必要がありますか？
ありません。患者さんはLINEのトーク画面の中で、予約、日時の変更、キャンセル、キャンセル待ち、家族の追加、問診まで済ませられます。
- 03
レセコンや電子カルテと連携できますか？
初めての患者さんは、予約が確定した時点でレセコンに登録され、来院前に患者IDが決まります。受付の操作もレセコンに反映され、問診の回答は電子カルテに自動反映されます。お使いのレセコン・電子カルテとの連携は、ご相談ください。
- 04
AIが患者さんに誤った案内をしませんか？
AIが答えるのは、クリニックが用意した案内の範囲だけです。症状の相談にAIが独自の判断で答えることはなく、緊急性の高い言葉には119番やクリニックへの電話を案内します。AIが答えられなかった問い合わせは、管理画面のスタッフに届きます。
- 05
AIエージェントに設定を変えてもらっても大丈夫ですか？
AIエージェントができる操作は役職ごとの権限で決まっており、誰が何を変えたかは記録に残ります。診療時間や予約枠の数、診療メニュー、問診の質問、お知らせの内容など、設定の大半をAIエージェントに頼んで変えられます。
- 06
導入の相談はどうすればよいですか？
このページの下のフォームからご連絡ください。クリニックの規模や診療科、いま使っている予約システムやレセコン・電子カルテを書いていただくと、ご案内がスムーズです。
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