閉院のお知らせの書き方と文例

患者さんが知りたいのは、いつまで診てもらえるか、次にどこにかかればよいか、閉院のあとに困ったら誰に聞けばよいかです。院内掲示、ホームページ、個別のお知らせのどれでも、次の項目を入れます。

• 閉院日と最終診療日（最終の受付時刻も）
• 通院中の方への案内：紹介状（診療情報提供書）の申し出の方法と締め切り、紹介先の相談
• 最終の処方と、まだお渡ししていない検査結果の受け取り方
• 閉院後の問い合わせ先：カルテの開示、紹介状、診断書や領収書のことで連絡できる先（電話番号・受け付ける時間と期間）
• これまで通院していただいたことへのお礼

院内掲示とホームページは、来院した方と検索した方の両方に届きます。通院中の方には来院時に声をかけ、封書などでも個別に知らせると確実です。予約システムやLINEで連絡している院は、閉院日より後の予約が入らないように設定を変え、同じ文面で知らせます。

個別のお知らせに、診療のために預かった住所や連絡先を使うことについて、個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスは閉院の案内をはっきりとは取り上げていません。近い例として、ガイダンスの事例集には、退職する医師の開業先を病院が患者さんに直接知らせることは、診療の継続に役立つので可能とする考え方があります。その際の配慮として、病院の業務として行うこと、封書などで第三者に中身が分からないようにすること、家族への連絡に条件を付けている患者さんに気をつけることが挙げられています。閉院のお知らせも診療を続けてもらうための連絡にとどめ、ほかの案内や宣伝を混ぜないのが安全です。

医療広告の規制（医療法第6条の5）は、受診を誘う意図があるなどの要件をすべて満たすものを広告として扱います。院内掲示はすでに受診した患者さんだけが見るものなので、広告とは見なされません。閉院のお知らせはもともと受診を誘うものではないため、通常は広告に当たりにくいと考えられます。後継の院やほかの医療機関を宣伝のように書くと、その部分は広告と判断されることがあります。

Googleマップや検索に出る店舗情報（Googleビジネスプロフィール）は、閉院日に営業時間の編集から「閉業」を選んで保存します。マップと検索に「閉業」と表示されます。8日以上休むときに使う「臨時休業」とは別の設定です。

診療録（カルテ）は、診療所の管理者が5年間保存します（医師法第24条）。保険診療の診療録も、完結の日から5年の保存です（保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条）。厚生労働省の通知（令和7年8月15日 医政発0815第21号）は、病院・診療所を廃止した場合は通常は廃止したときの管理者が診療録を保存するのが適当とし、患者さんから開示を求められたら原則として応じる必要があるとしています。

そのため、閉院のお知らせには、閉院後にカルテの開示や紹介状、診断書の相談ができる連絡先を書いておきます。ホームページも閉院日に消さず、閉院のお知らせと連絡先だけのページにして残しておくと、閉院を知らずに検索した方にも届きます。

KAIZENグループは東京都内で産婦人科・不妊治療・小児科のクリニックを運営する医療法人のグループで、PreMedはその本部です。グループでは開院が続いていて、医療機器もスタッフも必要としています。

閉院する院から、グループのクリニックで使える医療機器を譲っていただくご相談と、看護師や医療事務・受付などスタッフの方の採用のご相談を受けています。スタッフご本人は勤務先の院に知らせずに応募できます。

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